Manuale d’uso della piattaforma Bancopass

Vi chiediamo la cortesia di segnalare eventuali errori e/o refusi a info@bacopass.it. Grazie.

Sommario

A. Richiesta, attivazione, gestione delle utenze aziendali

  1. Come richiedere l’utenza aziendale
  2. La prima attivazione
  3. Come accedere al portale
  4. Password dimenticata

B. Le funzioni disponibili per le imprese

  1. L’analisi dei dati storici
  2. I Bilanci - Modifica/aggiungi bilanci
  3. Le rettifiche
  4. Gli Importi straordinari/non ricorrenti
  5. Il Rendiconto finanziario
  6. Gli indici
  7. La Centrale dei Rischi
  8. Il Fondo di Garanzia per le PMI
  9. L’analisi previsionale
  10. Il modello qualitativo
  11. Il Benchmark (temporanemente disponibile in fase di test solo per le imprese di Assolombarda)
  12. La valutazione  - Gli indici di Allerta
  13. Export e stampa dei risultati

A. Richiesta, attivazione, gestione delle utenze aziendali

Come richiedere l’utenza aziendale

È semplicissimo. Basta andare su www.bancopass.it, Cliccare su “Richiedi un’utenza”, selezionare la tua associazione, cliccare su “Clicca qui” compilare il breve form, accettando condizioni d’uso e privacy.

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 La prima attivazione

Una volta verificate da parte della tua associazione le condizioni per poter attivare il servizio, riceverai una mail all’indirizzo indicato nel form con le indicazioni per completare la creazione dell’utenza.  Cliccando su “Modifica/creazione password”, si aprirà nel browser una pagina in cui impostare la password di accesso.

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Al primo accesso, nel caso non fossero ancora presenti i dati di bilancio, potete caricarli in xbrl, Excel o importarli automaticamente. Nel caso l'importazione automatica restituisca un errore contattate la vostra associazione per risolverlo velocemente.

Una volta importati i dati compariranno anche le funzioni riassunte nel capitolo successivo.

Come accedere al portale

 Una volta completato il processo di registrazione, sarà possibile accedere alla piattaforma direttamente all’indirizzo tool.bancopass.it oppure dal sito www.bancopass.it, cliccando su Accedi a Bancopass.

Password dimenticata

Dalla pagina di acceso sarà sempre possibile anche impostare una nuova password, cliccando su “Password dimenticata?” e inserendo l’e-mail con cui è stata richiesta l’utenza.

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Riceverai subito un’e-mail simile a quella ricevuta alla prima attivazione e potrai così impostarne una nuova.

Per motivi di sicurezza nessuna associazione è in grado di recuperare nessuna password, ma solo l’indirizzo e-mail dell’utente. 

B. Le funzioni disponibili per le imprese

Sono presenti diverse macro-categorie di funzioni tra le quali è possibile navigare cliccando sulle diverse Tab (Etichette). Esistono 2 modalità con cui visualizzare le informazioni: a schermo ed esportando il lavoro in pdf o in Excel (funzione disponibile solo per i dati storici e i business plan).

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L’analisi dei dati storici

In questa sezione è possibile gestire ed analizzare i bilanci storici, inserendone nuovi, operando rettifiche, scorporando eventuali partite/oneri straordinari. I bilanci storici sono corredati da un rendiconto finanziario dettagliato, e dal calcolo di una serie di indici, suddivisi per macro categorie.

La pagina che si apre di default è quella relativa ai bilanci storici.

Una volta caricati i bilanci sull'applicativo, questi vengono visualizzati in forma contratta. È possibile espandere le singole voci cliccando sul pulsante +.

Qualora si ritenga necessario effettuare rettifiche/scorporare straordinari dai bilanci importati, è possibile cliccare sul pulsante "Modifica/Aggiungi bilanci".

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I Bilanci - Modifica/aggiungi bilanci

Cliccando su "Modifica/Aggiungi bilanci", si viene reindirizzati a una sezione in cui ogni anno di bilancio è inserito in una Tab diversa e cliccando sui vari anni è possibile muoversi da un bilancio all'altro. Nel momento in cui si ritenesse necessario aggiungere un nuovo bilancio alla sezione storica, ad esempio dopo la chiusura del bilancio 2018, è possibile fare click con il mouse sul tasto +.

Il portale effettuerà subito una verifica per vedere se il nuovo bilancio è già disponibile nella banca dati. In alternativa, sarà sempre possibile inserirlo facilmente in xblr, Excel o manualmente.

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Ogni bilancio è mostrato in maniera estesa, e sono presenti 5 colonne:

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La colonna “Dati" segnala da quale origine sono stati recuperati i dati. Per i bilanci importati non è possibile modificare i dati di questa colonna, ma solo effettuare delle rettifiche di tutte le voci di bilancio, attraverso degli appositi box. Il risultato dei dati di bilancio rettificati è mostrato nella colonna "Rettificati".

Inoltre, per le voci di conto economico è possibile effettuare lo scorporo di eventuali proventi/oneri straordinari. Tale scorporo è pensato per “pulire” le voci di bilancio dai bilanci 2016 in poi dalle componenti straordinarie che non sono più registrate in voci ad hoc. Senza questo processo gli indici e i flussi potrebbero non essere calcolati correttamente con effetti anche sull’attività di business plan (vedi guida “Come costruire il primo business plan”).

Gli importi scorporati degli straordinari vengono successivamente reintrodotti a conto economico nella voce "Proventi/oneri straordinari" per preservare la bilanciatura del risultato d’esercizio. Per rendere effettive le modifiche è necessario cliccare su “Salva rettifiche e importi straordinari/non ricorrenti”.

Qualora non corrispondano i saldi tra attivo e passivo, tra Utile/perdita di esercizio a Patrimonio Netto e Conto Economico, il Risultato operativo (A-B), Utile/perdita di esercizio a Conto Economico, viene visualizzato un messaggio all'utente, unitamente all'importo necessario ad effettuare la bilanciatura. Nel caso in cui la differenza sia dello stesso importo del Risultato d'esercizio, assicuratevi di avere inserito questo valore nell’ultima voce del conto economico.

Le rettifiche

Possono essere sia di segno positivo, sia di segno negativo e l'effetto sulla voce viene immediatamente visualizzato nella colonna “Rettificati", mentre per l'aggiornamento dei totali è necessario salvare le modifiche tramite l'apposito tasto.

Le rettifiche possono essere di due tipi. La prima tipologia comprende tutti i casi in cui per una voce dettagliata si voglia modificare la distribuzione degli importi. A tal proposito, come nell'esempio riportato a fianco, si possono spostare importi da una voce ad un'altra.

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Nel caso in cui le voci non siano dettagliate, ma siano presenti solo i totali, come nel caso dei bilanci in forma abbreviata, questa differenza viene segnalata all'utente tramite la presenza di un triangolo rosso che, se cliccato, permette di dettagliare la voce. Perché abbia effetto occorre inserire tutte le voci per conferma. Per maggiori informazioni sul dettaglio delle voci puoi visualizzare anche le FAQ.

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Qualora l'utente decida di annullare l'operazione, è sufficiente eliminare la spunta, e dopo un messaggio di attenzione che segnala la modifica in atto, è possibile tornare alla situazione precedente,  con le voci senza il dettaglio.

Gli Importi straordinari/non ricorrenti

Per quanto riguarda gli importi straordinari/non ricorrenti le funzionalità e le modalità di input sono le medesime, tuttavia non è possibile inserire valori negativi. Questo perché per definizione proventi straordinari sono inseriti nelle voci di profitto del conto economico, mentre gli oneri sono inseriti nelle voci di costo del conto economico, e non sommati o sottratti alle voci di costo o profitto.

Una volta completata la lavorazione nella sezione "modifica/aggiungi bilanci" è necessario cliccare sul tasto di salvataggio delle modifiche e solo dopo sul tasto di "fine modifiche" per salvare correttamente i dati sul database.

Il Rendiconto finanziario

Il rendiconto è visualizzato sulla seconda Tab della Home Page di visualizzazione della pagina dell'impresa.

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Il rendiconto contiene l'evoluzione dei flussi di cassa suddividendoli in gestione caratteristica, operativa e nel flusso netto. Il rendiconto viene calcolato a partire dalle voci di bilancio considerando due anni consecutivi. Per un corretto calcolo del rendiconto è dunque necessario che tutte le voci di bilancio siano opportunatamente dettagliate, e non siano presenti situazioni in cui solo i saldi sono disponibili.

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Nel caso in cui non fossero disponibili i dettagli di tutte le voci, il rendiconto mostra un messaggio di errore evidenziando la voce per cui non è stato possibile effettuare il calcolo. La variazione di cassa finale del rendiconto viene comunque calcolata, tuttavia i saldi non vengono resi espliciti, in quanto potrebbero non essere corretti. Per superare il problema è necessario dettagliare manualmente le voci di bilancio con la funzione “Modifica/aggiungi bilanci". Per maggiori informazioni puoi visualizzare anche le FAQ.

Gli indici

L'ultima Tab della Home Page è quella contenente gli indici calcolati a partire dai bilanci storici, raggruppati per macro categorie:

A. Indici Più Importanti
B. Indicatori Finanziari
C. Indici della Gestione Corrente
D. Indici di Redditività
E. Indici di Produttività
F. Dati Significativi

Gli indici sono caratterizzati dal nome dell'indice, il valore per gli ultimi tre esercizi storici disponibili, un grafico del valore e la formula relativa al calcolo dell'indice.

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La Centrale dei Rischi

Per accedere è necessario cliccare sulla Tab “Centrale Rischi”.

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Cliccando sul tasto “Crea centrale rischi” è possibile avviare l’analisi della Centrale Rischi di Banca d’Italia, definendo un nome (suggeriamo di utilizzare l'ultimo mese di rierimento della Centrale Rischi) e caricando il file pdf che si può ottenere richiedendola gratuitamente via pec a Banca d'Italia.

Il processo di elaborazione richiede una decina di minuti. Al termine dell’elaborazione verrete avvisati via e-mail all’indirizzo che usate come username. In alternativa, sarà visualizzabile non appena lo stato cambierà in “Elaborato”.

Sarà possibile scegliere l’ultimo mese di riferimento e il numero di mesi (massimo 12) da visualizzare. La prima informazione che si ottiene è una panoramica di tutti gli affidamenti/finanziamenti bancari contenente le informazioni seguenti:

  • il numero di intermediari che segnalano;
  • eventuali Contestazioni;
  • eventuale Tensione finanziaria, intesa come un rapporto tra utilizzato e accordato operativo superiore al 75%;
  • eventuali Sconfinamenti, con il dettaglio su quale categoria di affidamento (è possibile comprendere su quale istituto nella successiva sezione che dettaglia gli utilizzi sui singoli) e la loro durata (90 < gg < 180, > 180);
  • il totale degli affidamenti suddivisi tra Rischi autoliquidanti, Rischi a revoca e Rischi a scadenza;
  • rischi autoliquidanti - crediti scaduti come rapporto tra impagati su totale pagati;
  • informazioni sui garanti.
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Nella successiva sezione è possibile visualizzare i Rischi autoliquidanti, i Rischi a Revoca e i Rischi a scadenza un grafico che visualizza per ogni mese l’accordato operativo, l’utilizzato, in valore assoluto e in %, in modo da visualizzare nel dettaglio la tensione finanziaria e gli eventuali sconfini.

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L’analisi potrà poi essere anche esportata in pdf con un dettaglio delle singole banche.

Il Fondo di Garanzia per le PMI

 N.B. per utilizzarlo è necessario caricare prima una Centrale rischi aggiornata.
Per accedere è necessario cliccare sulla Tab “Fondo di Garanzia”.

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Cliccando sul tasto “Crea fondo di garanzia” è possibile generare le tabelle che ti permettono di avere una prima indicazione sulla possibilità di accedere ai benefici del Fondo di Garanzia per le PMI e maggiori informazioni sul suo funzionamento. I risultati finali potrebbero scostarsi leggermente dalle valutazioni ufficiali del Fondo. Basta definire un nome dello scenario, indicare il proprio codice ATECO (4 cifre con formato xx.xx) e selezionando quale Centrale Rischi usare per il calcolo.

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L'analisi previsionale

Per accedere è necessario cliccare sulla Tab “Analisi previsionale”.  Cliccando sul tasto “Crea previsionale" è possibile creare un nuovo scenario, del quale è possibile definire un nominativo ("Previsionale 1"), definire l'ultimo anno relativo allo storico ("2016") e la tipologia tra "consolidato" e "non consolidato".

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Lo scenario previsionale viene creato al click del tasto "Crea", e i dati storici in esso contenuti sono quelli relativi al momento in cui è stato creato. Ciò implica che, se l'utente procede alla modifica dei dati storici, questi non verranno automaticamente sincronizzati all'interno dello scenario previsionale.

Questo perché se i bilanci modificati venissero automaticamente sostituiti nei vari scenari previsionali potrebbero dare luogo a situazioni anomale della cui esistenza l'utente potrebbe accorgersene tardi. A tal fine, qualora i bilanci storici subiscano modifiche rispetto a quelli presenti al momento della creazione dello scenario previsionale, l'utente potrà scegliere se aggiornare i dati o meno cliccando su una funziona “Aggiorna” cha apparirà nella finestra dello Scenario Previsionale. È possibile duplicare ogni scenario con il tasto “Copia” per inserire ipotesi diverse e cancellarlo usando la X.

Per entrare nella sezione relativa ai vari scenari previsionali, è necessario cliccare con il mouse sul nome dello scenario scelto. La pagina su cui si viene indirizzati contiene una vista in tutto e per tutto identica a quella osservata per i bilanci storici. Sono dunque presenti 3 Tab che mostrano i dati di bilancio, il rendiconto finanziario per tutti gli anni, compresi quelli dello scenario previsionale, e gli indici associati ai bilanci. Uno scenario previsionale prevede la compilazione di tre esercizi futuri. Per poter procedere alla lavorazione degli scenari previsionali, è necessario cliccare sul tasto "Continua analisi previsionale".

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La creazione di scenari previsionali prevede l’indicazione dei valori di tutte le voci di bilancio. Tale processo può avvenire in maniera guidata mediante 5 diverse tipologie di input. Si può:

  • Inserire un nuovo valore manualmente;
  • inserire un valore percentuale da calcolarsi sulla base del valore dell'ultimo anno;
  • selezionare l'importo dell'anno precedente;
  • selezionare la variazione percentuale tra gli ultimi due anni di storico per la voce;
  • selezionare la variazione percentuale media negli ultimi tre anni per la voce.

Oltre a queste tipologie di input, il portale fornisce 2 tipologie di suggerimenti: con relazioni fisse e con valori che variano al variare degli input dell’utente. Tutti i suggerimenti vengono mostrati nella colonna “Suggerito (€)". I suggerimenti sono associati a delle descrizioni e possono essere o meno resi stringenti: è presente un allert qualora il valore suggerito non risulti uguale a quello inserito dall’utente.

La prima tipologia di suggerimenti non richiede un input da parte del cliente. Questi sono ottenuti a partire da formule definite e che si possono adattare alla stesura del primo step del business plan (vedi guida “Come costruire il primo business plan”) oppure a situazioni non particolarmente complesse. Si presentano nel seguente modo: un valore suggerito con una descrizione testuale.

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 La seconda tipologia di suggerimenti richiede invece l'input dell'utente, che avviene tramite il click sul tasto “Maschera”.


 
ln questa sezione l'utente deve procedere a valorizzare ciascuno dei campi suggeriti, partendo dal valore "Ricavi delle vendite e prestazioni a fine anno" (relativo all'anno previsionale), necessario al calcolo degli altri suggerimenti. Una volta completato l'input delle voci nella maschera, è sufficiente fare click sul tasto Chiudi. I valori dei suggerimenti calcolati sono anche essi riportati nella colonna "Suggerito (€)", sono sempre corredati di un campo testuale atto a spiegare la natura del calcolo, ma presentano un tasto ulteriore blu al click del quale si può tornare alla maschera.

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Per salvare l'avanzamento della lavorazione degli scenari previsionali, è necessario fare click sul tasto "Aggiorna". Gli scenari previsionali sono corredati da una funzione di auto bilanciamento tra attivo e passivo che agisce sul totale disponibilità liquide. Una volta conclusa la lavorazione e soddisfatti del risultato ottenuto è possibile cliccare sul pulsante in fondo alla pagina "Passa al 20xx", che permette di procedere all'anno successivo dello scenario previsionale. Nell'ultimo scenario previsionale il tasto è sostituito con un tasto “Termina" che riporta alla visione riassuntiva del previsionale. In ogni scenario previsionale è possibile aggiungere delle note e dei commenti in un campo presente in fondo ad ogni anno.

Tali commenti vengono salvati ogni qualvolta si fa click sul tasto “Aggiorna” e diventano parte integrante del report in pdf che si può estrarre dal portale e, quindi, possono essere utilizzati per comunicare le motivazioni delle differenti scelte effettuate al momento della compilazione degli scenari previsionali. Le diverse tipologie di compilazione precedentemente esposte vengono tracciate e riportate sia nella pagina riassuntiva, sia nel report "pdf" attraverso una legenda.

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È possibile creare un Business plan fino a 5 anni.

Il modello qualitativo

N.B. per utilizzarlo è necessario creare prima uno scenario previsionale, anche vuoto.
Per accedere è necessario cliccare sulla Tab “Qualitativo”.

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Cliccando sul tasto “Crea qualitativo” sarà possibile iniziare a creare la propria presentazione aziendale, definendo un nome, associando un previsionale (servirà per recuperare in automatico tutta una serie di grafici) e selezionando se si vuole utilizzare il modello per le startup o quelle per le imprese consolidate. Una volta creato, sarà possibile associare anche una Centrale Rischi (servirà per inserire automaticamente il dettaglio degli affidamenti).

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 La compilazione avviene per capitoli e sarà sempre modificabile fino a che non si decide di salvare il tutto in pdf, funzione che permette di archiviarla. Anche in questo caso, si potrà modificarla utilizzando la funzione “Copia Documento” che permette di ri-aprire una nuova presentazione riprendendo tutti i testi e senza modificare/cancellare il documento pdf archiviato. Come per il l’Analisi previsionale, anche in questo caso ogni modello può essere cancellato, quando non più utile, usando il tasto X.

Sotto ogni titolo sono presenti alcuni suggerimenti per compilare “manualmente” ogni paragrafo, ma un ulteriore aiuto può arrivare dalla funzione “Suggerimento” che presenta una serie di domande, quasi tutte prevedono risposte chiuse, che aiuta a generare un primo inseribile nel campo testo.

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Naturalmente, questo processo non può creare la risposta perfetta da inserire nel modello di presentazione, ma può rappresentare una buona base su cui costruire le proprie spiegazioni e chiedere consiglio all’associazione e agli stakeholder finanziari.

Il Benchmark (temporanemente disponibile in fase di test solo per le imprese di Assolombarda) 

Per accedere è necessario cliccare sulla Tab “Benchmarking”.

Cliccando sul tasto “Crea benchmark” sarà possibile iniziare a creare l’analisi, definendo per prima cosa il nome. Una volta creato il benchmark si potranno importare i dati cliccando su “Aggiungi azienda” e selezionando la modalità di inserimento dati delle aziende da confrontare.

Sarà possibile scegliere tra:
• “Tramite Associazione”, funzione messa a disposizione solo da alcune associazioni;
• “Dati xblr”, formato di depostio dei bilanci;
• “Dati xlsx”, caricandoli con uno specifico “template xlxs”.


L’inserimento dei dati delle aziende con cui confrontarsi

  • Richiesta tramite Associazione

Gli utenti che troveranno in piattaforma questa funzione potranno indicare la partita iva (indicando solo gli 11 numeri che la compongono) di massimo 5 aziende, selezionando:

- se si vuole confrontare il bilancio non consolidato (impostato di default) o il consolidato;
- se confrontare l’ultimo anno in cui sono disponibili i bilanci di tutte le aziende o se eliminare le aziende con i bilanci più vecchi.

Una volta definite le aziende, cliccando su “Salva” verrà inviata la richiesta all’associazione che provvederà a caricare i dati dei competitor. Una volta caricati i dati, il sistema avviserà via e-mail l’utente.

  • Inserimento tramite file Xblr

L’utente potrà caricare i bilanci di massimo 3 anni delle aziende selezionate in Xblr, il formato con cui si vengono depositati i blianci. Il sistema riconoscerà le singole aziende e si potrà procedere con l’analisi di benchmark.

  • Inserimento tramite Template xlsx

L’utente potrà caricare i dati delle aziende selezionate compilando e caricando i dati attraverso un template XLSX.

L’analisi
Una volta caricati i dati, l’utente troverà una sezione suddivisa in 3 aree:

  • il Confronto patrimoniale dell’ultimo anno di bilancio;
  • il Confronto dei valori di bilancio ultimi 3 anni; attraverso un menù a tendina l’utente potrà scegliere il quale valore visualizzare;

  • il Confronto degli indici di bilancio degli ultimi 3 anni; attraverso un menù a tendina l’utente potrà scegliere quale indice visualizzare.

Infine, viene proposta una tabella con alcuni dati di bilancio e indici. L’analisi potrà poi essere anche esportata in pdf con il dettaglio di tutti i grafici presenti in piattaforma.

 La Valutazione - Gli indici di Allerta

Per accedere è necessario cliccare sulla Tab “Valutazione”.

Cliccando sul tasto “Crea valutazione”, apparirà una maschera in cui si può selezionare:

  • un business plan precedentemente creato;
  • il proprio codice ATECO;
  • un settore di riferimento;
  • la data di costituzione della società.

Una volta indicate le informazioni, cliccando il tasto "crea" sarà possibile monitorare gli indici di Allerta calcolati per i dati storici, infrannuali e prospettici.


Una volta entrati nella sezione sarà possibile:

  • controllare gli indici di Allerta calcolati sui 3 bilanci storici e su quelli prospettici, decidendo se visualizzarli tutti o filtrarli per singolo anno;
  • visualizzare i grafici dei vari indici;
  • inserire manualmente i dati infrannualli, mese per mese cliccando prima su "+ mostra bilanci" e poi su "nuovo interim +". Con il tasto in alto a destra "aggiorna modifiche", verranno quindi calcolati gli indici e inseriti i grafici dei mesi inseriti.

 L’analisi potrà poi essere anche esportata in pdf.

Export e stampa dei risultati

È possibile effettuare l’esportazione dei lavori in due diverse modalità:

  • in Excel solo per i dati di bilancio storici e i previsionali;
  • in pdf, generando report con dati e grafici.

Nel momento in cui si clicca su "Genera report", in qualunque funzionalità di Bancopass ci si trovi, sarà possibile selezionare il/i report che si vogliono esportare in pdf: